Política de secretária limpa e ecrã limpo: A segurança da informação começa à mesa 
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Antes de continuar a leitura, observe o seu local de trabalho — ou visualize-o mentalmente, se estiver em teletrabalho — e reflita:
Existem documentos sensíveis ou classificados na sua secretária?
Dispositivos móveis ou pen drives ficam à vista?
Quando se ausenta, bloqueia o computador?
Já se esqueceu de alguma impressão importante na impressora?
Se respondeu “sim” a alguma destas perguntas, é sinal de que a segurança da informação no seu local de trabalho pode estar em risco.
O que é a Política de Secretária Limpa e Ecrã Limpo?
A política de secretária limpa e ecrã limpo (clear desk and clear screen policy) estabelece que documentos, dispositivos e informação sensível não devem ser deixados expostos ou acessíveis quando não estão em uso — especialmente quando o colaborador se ausenta do posto de trabalho ou ao final do expediente.
Além de simples e de baixo custo, esta política é uma medida eficaz para reforçar a confidencialidade da informação, aplicável tanto em escritórios como em contextos de trabalho híbrido ou remoto.
Base normativa: ISO/IEC 27001 – Controlo 7.7
O Controlo 7.7 da ISO/IEC 27001:2022 exige que as organizações adotem e implementem uma política formal de secretária limpa e ecrã limpo aplicável a toda a organização.
Este controlo faz parte das medidas para garantir a proteção contra o acesso não autorizado a informação sensível, e é especialmente relevante em ambientes de trabalho com circulação de pessoas, equipas externas ou contextos remotos.
Responsabilidades
A criação, manutenção e aplicação desta política deve ser coordenada pela gestão de segurança da informação (ex: CISO, DPO), com o apoio da direção de topo, recursos humanos e áreas de compliance.
Sete aspetos práticos do controlo 7.7
Relativamente ao cumprimentos do controlo 7.7 , a norma ISO/IEC 27002, que fornece diretrizes para a adequada gestão da segurança da informação e enfatiza a importância desta política. A implementação eficaz da política de “Secretária Limpa e Ecrã Limpo” envolve:
1. 
Armazenamento seguro de ativos sensíveis
Documentos e suportes lógicos com informação crítica devem ser guardados em gavetas, armários com chave ou cofres digitais, quando não estiverem em uso.
2. 
Proteção física de dispositivos
Equipamentos como computadores, scanners, impressoras e notebooks devem ter proteções físicas (trancas, suportes de segurança) quando não estiverem a ser utilizados.
3. 
Bloqueio e encerramento de sessões
É obrigatório bloquear ou encerrar sessões de trabalho ao deixar o posto. Sempre que possível, implemente temporizações automáticas com autenticação.
4. Impressões seguras
Impressoras devem garantir que apenas o colaborador que iniciou a impressão possa recolher o documento, por exemplo, através de autenticação com PIN ou crachá.
5. 
Eliminação segura de documentos e mídias
Materiais físicos ou digitais com dados sensíveis devem ser destruídos de forma segura, usando fragmentadoras/destruidoras ou software seguro.
6. 
Controlo de pop-ups e notificações
Notificações de email, mensagens ou sistemas internos podem conter dados sensíveis. Durante apresentações ou em locais públicos, estas devem estar desativadas.
7. 
Limpeza de quadros e superfícies
Informações em quadros brancos, flipcharts ou outras superfícies devem ser apagadas imediatamente após o uso.
Procedimentos para desocupação de instalações
Como orientação adicional, o controlo 7.7 recomenda a criação de procedimentos para quando a organização desocupar instalações físicas.
Antes da saída definitiva, deve ser feita uma vistoria final para garantir que nenhuma informação sensível seja deixada para trás, seja em formato físico ou digital.
Benefícios para a organização
- Redução do risco de divulgação não autorizada de dados
Conformidade com legislação, normas e regulamentos (ISO 27001, RGPD)
Fortalecimento da cultura de segurança
Ambiente de trabalho mais organizado e produtivo
Melhoria da imagem institucional
Conclusão
A política de secretária limpa e ecrã limpo é uma medida essencial para qualquer organização que pretenda proteger os seus ativos informacionais de forma eficaz, acessível e com baixo custo.
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